Melde- und Aufzeichnungspflichten im Arbeitsschutz

Sowohl im Technischen Arbeitsschutz als auch im Verwendungsschutz (z.B. Arbeitszeit, Mutterschutz) sind bestimmte Meldungen und Aufzeichnungen verbindlich. Im Allgemeinen gibt es dafür aber keine Formvorschriften. Sehr wohl ist aber deren notwendiger Inhalt festgelegt.

Eine elektronische Archivierung behördenrelevanter Schriftstücke ist möglich, sofern eine unverfälschte und vollständige Übereinstimmung mit dem Original sowie gute Lesbarkeit besteht, die Archivierung systematisch und dauerhaft erfolgt und die gesetzlichen Einsichtsrechte für Betriebsrat, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer selbst und allenfalls sonstige berechtigte Personen, z.B. Präventivfachkräfte, Sicherheitsvertrauenspersonen, wie auch die Wahrnehmung der Kontrollaufgaben der Arbeitsinspektion ausreichend gewährleistet sind. Eine elektronische Archivierung entspricht dem Einsatz moderner Kommunikationstechnologien und Datenverarbeitungen. 

Je nach Sachfrage oder nach anderen Rechtsmaterien kann der Einzelfall die Vorlage eines Originals erforderlich machen (z.B. komplexe Bauwerkspläne, Nachweis eigenhändiger Unterfertigung). Eine Aufbewahrung (ausschließlich oder zusätzlich) im Original liegt dann im überwiegenden Interesse des Unternehmens an Rechtssicherheit und ausreichender Beweiskraft des Dokuments im Fall eines Verfahrens. Zu empfehlen wäre daher, besonders relevante Schriftstücke jedenfalls im Original aufzubewahren (mit Hinweis im elektronischen Archiv zur Auffindbarkeit und Gewährleistung der Zugangsberechtigung).

Beispiele für Aufzeichnungen

  • Arbeitszeitaufzeichnungen resultierend aus:
    • Arbeitszeitgesetz,
    • Arbeitsruhegesetz,
    • Kinder und Jugendlichen Beschäftigungsgesetz - KJBG
    • Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz
    • BäckereiarbeiterInnengesetz 1996
  • Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente (§ 5 ArbeitnehmerInnenschutzgesetz - ASchG und Verordnung über Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente)
  • Unterweisungen (§ 14 ASchG)
  • Verzeichnis über Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die der Einwirkung krebserzeugender, erbgutverändernder, fortpflanzungsgefährdender oder biologischer Arbeitsstoffe der Gruppe 3 oder 4 ausgesetzt sind (§ 47 ASchG)
  • Aufzeichnungen über Eignungs- oder Folgeuntersuchungen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (§ 58 ASchG)
  • Verzeichnis über Arbeitnehmer mit Lärmexposition (§ 65 ASchG)
  • Verzeichnis über Jugendliche (§ 26 KJBG)
  • Anweisungen bei gefährlichen Arbeiten (z.B. bestimmte Bauarbeiten)
  • Betriebsanweisungen entsprechend der Arbeitsmittelverordnung
  • Aufzeichnungen über Brandschutzübungen
  • Aufzeichnungen der Präventivfachkräfte (Arbeitsmedizinerinnen, Arbeitsmediziner und Sicherheitsfachkräfte) über ihre geleistete Einsatzzeit und ihrer Tätigkeiten (§ 84 ASchG)

Beispiele für erforderliche Meldungen an das zuständige Arbeitsinspektorat

Formulare

Letzte Änderung am: 19.02.2020